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Como Escolher uma Administradora de Condomínios

Como escolher e contratar uma administradora

O síndico pode contratar uma pessoa física ou jurídica para auxiliá-lo na administração do condomínio. Devido à complexidade de suas funções, é recomendável que o faça.

Às vezes, o barato sai caro, ou seja, deixar de contratar uma administradora para economizar determinada quantia poderá se mostrar, no futuro, uma postura muito mais dispendiosa, se houver algum erro ou omissão.

O síndico deverá convocar a assembleia apresentando aos condôminos uma administradora de sua confiança, relacionando o tipo de prestação de serviços, honorários cobrados e prazo do contrato.

Contudo, uma administradora deve ser bem escolhida, para que ela, em vez de solução, não seja um problema a mais. Aqui vão alguns cuidados para escolher uma administradora:

  • Peça proposta para três empresas;
  • Consulte empresas indicadas por síndicos ou condôminos satisfeitos;
  • Leia com atenção o contrato a ser assinado, o rol de serviços prestados, etc.;
  • Desconfie de honorários muito baixos;
  • Desconfie daquelas que difamam outras administradoras;
  • Peça uma lista de alguns condomínios administrados, com nome e telefone dos síndicos, e ligue para alguns;
  • Visite a empresa e seu site antes de contratá-la;
  • Verifique com quem a empresa trabalha (bancos, fornecedores);
  • Verifique o capital social, o quadro societário e o objeto social da empresa;
  • Verifique se a empresa tem sede própria;
  • Verifique qual a forma de rescisão contratual prevista;
  • Discuta com o conselho antes de se decidir por esta ou aquela empresa;
  • Opte por empresas com boa administração de recursos humanos, que tenha bons profissionais;
  • Verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool, em que o dinheiro do condomínio fica na conta bancária da administradora, ou pelo sistema de conta bancária própria para cada condomínio. Escolha o que melhor atenda às necessidades do condomínio;
  • Verifique se o demonstrativo financeiro é feito em bases correntes (de 1 a 30/31 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos;
  • Analise os pequenos detalhes do contrato. Exemplos: sistema de cobrança de condôminos atrasados (se tem advogado próprio, se é obrigatório recorrer ao advogado da administradora); sistema empregado para compra de materiais (se permite que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas);
  • Observar se no contrato há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer outro encargo ou tributo no prazo, deve arcar com as multas;
  • Solicitar um modelo de demonstrativo financeiro da administradora;
  • Verificar se a administradora tem estrutura para assessorar o síndico na cotação de serviços extras;
  • Checar se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avaliar o que seria mais conveniente para o condomínio;
  • Dê preferência a uma administradora associada ao SECOVI-SP;
  • Opte por empresas que dêem valor para qualidade. O SECOVI-SP certifica todos os anos, pelo PQE – Programa Qualificação Essencial -administradoras de condomínio. Peça uma cópia atualizada do certificado;
  • Verifique todas as certidões da empresa (CNPJ, CND da Receita Federal, Protestos etc.) e de seus sócios. Sempre peça cópias atualizadas;
  • Analise a experiência da administradora e verifique quanto tempo de atuação ela possui nesta área.

Ao síndico caberá a escolha da empresa administradora, a qual deverá ser aprovada pela assembleia geral de condôminos, mediante votação de praxe. Tal escolha deve basear-se na confiança recíproca. Sendo alcançada a aprovação, será o síndico a pessoa competente para assinar o contrato de prestação de serviços em nome do condomínio.

É decisão de competência do síndico a rescisão do contrato com a administradora. Porém, ainda que seja dispensável a realização de assembleia para tanto, o síndico deverá ser cauteloso na tomada de decisão, eis que a mesma poderá ter fortes repercussões econômicas. No caso, o contrato entre as partes servirá de parâmetro para a rescisão, como é exemplo a definição do prazo de aviso prévio, usualmente fixado de 30 (trinta) a 60 (sessenta) dias.

O art. 1.348, § 2°, do novo Código Civil trouxe a inovação de que o síndico pode transferir, total ou parcialmente, para a empresa administradora, não somente as funções administrativas, como também os poderes de representação, tudo mediante aprovação da assembleia, salvo se o contrário dispuser a Convenção. Vale dizer que o mais usual é a ocorrência da mera delegação das funções administrativas.

Especificamente sobre o assunto, o SECOVI-SP editou o “Guia de orientação para escolha de uma administradora de condomínios”, cuja leitura é recomendada.

Fonte: secovi.com.br

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