ORIENTAÇÕES E PROCEDIMENTOS NO ATENDIMENTO
A vida em condomínio, que representa uma parcela expressiva da habitação em nossa atual sociedade, passa necessariamente pela portaria. Assim, o recebimento de encomendas e correspondências – incluindo as enviadas pela Justiça – por porteiros, zeladores e gerentes prediais, é uma prática comum e rotineira da vida condominial.
Receber adequadamente todo esse material que se destina, em sua maioria, aos moradores e entregá-los dentro do prazo é importante para a boa gestão do condomínio.
Com o objetivo de orientar os porteiros e controladores de acesso sobre a forma de recebimento e atendimento aos funcionários dos correios e Oficiais de Justiça, passamos a norteá-los sobre alguns procedimentos.
PROTOCOLO DE ENTREGA
O controle e registro da entrega de encomendas e correspondências aos moradores é essencial, não só pela necessidade de organização, mas principalmente pela responsabilidade assumida pelo condomínio quando de posse desse material.
Portanto, o registro do nome do condômino destinatário, assim como dia e hora do recebimento, devem ser anotados de forma precisa. A correspondência/encomenda deve ser entregue o mais breve possível, sendo que o mesmo deverá assinar seu recebimento.
O controle de protocolo deve ficar sempre sob a guarda do condomínio, não podendo, em nenhuma hipótese, ser retirado da portaria, sendo esse o documento.
Havendo recusa do condômino em receber qualquer correspondência em que se haveria a necessidade de assinar o protocolo, o procedimento correto é: diante de 02 (duas) testemunhas, relatar no livro o fato com a assinatura das testemunhas.
CITAÇÕES JUDICIAIS
Desde o ano de 2015, com base na lei nº 13.105/2015 – Código de Processo Civil, em seu Art.248, § 1º e 4º, as citações judiciais para quem mora em condomínio podem ser recebidas pelo funcionário do prédio, trazendo a responsabilidade para o condomínio sobre o devido cumprimento da citação.
O Art. 248 do mesmo diploma legal versa que:
“Deferida à citação pelo correio, o escrivão ou o chefe de secretaria remeterá ao citando cópias da petição inicial e do despacho do juiz e comunicará o prazo para resposta, o endereço do juízo e o respectivo cartório”.
§ 1º – A carta será registrada para entrega ao citando, exigindo-lhe o carteiro, ao fazer a entrega, que assine o recibo.
§ 4º – Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.
Fica evidente que o condomínio assume grande responsabilidade na entrega da citação judicial, e, portanto, o absoluto controle dos protocolos mencionados para o recebimento são necessários para que não sofra qualquer responsabilização por extravio ou alegação de não foi entregue.
Importante lembrar que muitas vezes as citações judiciais são entregues por meio de Oficiais de Justiça, e, portanto, desde que devidamente identificados, e apresentando o competente mandado judicial, o acesso deve ser liberado às dependências do condomínio, trazendo as informações corretas, especialmente sobre o condômino que necessita ser citado.
De maneira nenhuma se deve impedir a entrada do Oficial de Justiça portador de um Mandado Judicial, muito menos negar informações ou prestar informações falsas, sob pena de se cometer o crime previsto no artigo 330, e também 331 do Código Penal.
DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS OU ENCOMENDAS
Quando eventualmente houver a necessidade de devolução da correspondência ou encomenda recebida, a informação que será fornecida ao funcionário dos correios sempre deverá corresponder à verdade, relatando ao entregador no momento do recebimento.
O cadastro dos moradores deve estar sempre atualizado, até para que no momento da entrega da correspondência ou encomenda, o colaborador possa informar de maneira correta, se o destinatário está ausente, mudou-se ou mesmo se faleceu.
Por fim, atento ao disposto no artigo 22 da Lei 6.5378/78, que dispõe sobre serviços postais, assim registra, in verbis, “Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.”
